Ja ASV izdots dokuments ir paredzēts lietošanai valstī, kas ir 1961.gada Hāgas konvencijas “Par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu” dalībvalsts, Jums šis dokuments ir jāiesniedz kompetentai ASV iestādei, lai saņemtu Apostille sertifikātu.

ASV tiesības izdot Apostille ir trīs zemāk norādītajām iestādēm. Katra no tām atbild par noteiktu dokumentu veidu, kam var būt nepieciešams Apostille sertifikāts. ASV vēstniecības un konsulāti ārvalstīs nevar izdot Apostille.

ASV Valsts departamenta Autentificēšanas nodaļa

Apostille sertifikātu izdod ASV Valsts departaments, ja dokuments, kuru ir jālegalizē lietošanai ārvalstīs, ir parakstījis:

a) ASV federālās iestādes amatpersona;

b) ASV konsuls;

c) ASV notārs – militārpersona (10 USC 1044a);

d) ASV atrodošas ārvalstu vēstniecības konsuls (diplomātiskajai amatpersonai jābūt reģistrētai ASV Protokola dienestā).

ASV Valsts departaments neizdod Apostille, ja dokumentu ir sagatavojusi vietēja konkrēta štata iestāde, nevis federālā iestāde.

Noteikti federālo tiesu ierēdņi un viņu vietnieki (Clerks, Deputy Clerks)

Noteikti ASV federālo tiesu ierēdņi un viņu vietnieki izdod Apostille šajās tiesās sagatavotajiem dokumentiem. Tiesu saraksts, kurās uz vietas var saņemt Apostille, ir pieejams šeit: http://www.hcch.net/.

Alternatīvi, Jūs varat pieprasīt ASV Tieslietu departamentam (U.S. Department of Justice) apliecināt federālās tiesas spiedoga īstumu. Pēc tam dokumentus jāiesniedz ASV Valsts departamenta Autentificēšanas nodaļai, lai saņemtu Apostille.

Noteiktas katra štata amatpersonas

Valsts izdotus dokumentus, piemēram, dzimšanas, miršanas vai laulību apliecības un notāra sagatavotus dokumentus, kurus izdevušas konkrēta štata, Kolumbijas apgabala (D.C.) vai ASV jurisdikcijā atrodošas teritorijas amatpersona, var legalizēt lietošanai ārvalstīs, pieprasot Apostille konkrētās teritorijas atbildīgajai iestādei. Visbiežāk tas ir Štata sekretāra birojs. Instrukcijas Apostille saņemšanai un kontaktinformācija šiem birojiem ir pieejama šeit: www.nass.org.

ASV izglītības dokumentu legalizēšana, lietošanai ārvalstīs

I Koledžas, universitātes un citas augstākās izglītības mācību iestādes

a) jāsaņem oficiāls izglītību apliecinošs dokuments  izglītības iestādē. Izdevējam pie notāra ir jāsagatavo apliecinājums par dokumenta īstumu. Parasti universitātēs uz vietas ir pieejams notārs;

b) visus dokumentus pēc tam ir jāiesniedz tā Štata sekretāra (Secretary of State) birojā, kurā darbojas notārs. Štata sekretāra birojs izdos Apostille. Tādejādi dokumentus atzīs par derīgiem 1961.gada Hāgas konvencijas dalībvalstu iestādes.

II Valsts sākumskolas un vidusskolas

a) jāsaņem sekmju izraksts/izziņa no skolas. Skolas direktoram vai deleģētajai amatpersonai pie notāra ir jāsagatavo apliecinājums par dokumenta derīgumu.

b) visus dokumentus pēc tam ir jāiesniedz tā Štata sekretāra (Secretary of State) birojā, kurā darbojas notārs. Štata sekretāra birojs izdosApostille. Tādejādi dokumentus atzīs par derīgiem 1961.gada Hāgas konvencijas dalībvalstu iestādes.

III Privātās sākumskolas un vidusskolas

Izglītības dokumenti legalizējami identiskā kārtībā kā augstāko izglītības iestāžu dokumenti (skat. augstāk).

Papildu ASV Valsts departamenta sagatavoto informāciju par notāra pakalpojumiem un dokumentu īstuma apliecināšanu lasiet šeit: travel.state.gov.

Lai legalizētu ASV izdotos dokumentus lietošanai valstīs, kuras NAV 1961.gada Hāgas konvencijas dalībvalstis, Jums ir jārīkojas kā aprakstīts zemāk.

1.solis – Saņemiet nepieciešamos apstiprinājumus

Vispārīgi dokumenti (piemēram, diplomi, pilnvaras, statūti, sekmju izraksti, maksātnespējas administratora iecelšanas līgumi, un tml.)

• Dokumenta derīgumam ir jābūt apliecinātam pie notāra;
• Pēc tam dokumenti ir jāiesniedz Štata sekretāra birojā tajā štatā, kur notārs ir tiesīgs sniegt notāra pakalpojumus, lai saņemtu apstiprinājumu par to.

Visiem dokumentiem ir jāpievieno notariāli apstiprināts tulkojums angļu valodā, ja dokumentu oriģināli ir citā valodā.

Ja dokumenti ir sagatavoti Kolumbijas apgabalā (D.C.), tos ir jāapliecina Kolumbijas apgabala Notāru pārvaldē (Notarial Section of the District of Columbia, Room 810A-S, 441 4th Street, NW, Washington, D.C. 20001, U.S.A).

Štatu iestāžu un tiesu dokumenti (piemēram, dzimšanas, laulību un miršanas apliecību kopijas, tiesas spriedumi, laulību šķiršanas dokumenti, testamenti, un tml.)

• Dokumentus ir jāapliecina izdevējiestādei;
• Pēc tam dokumenti ir jāiesniedz Štata sekretāra birojā tajā štatā, kur tie bija izdoti, lai saņemtu apstiprinājumu par izdevējiestādes leģitimitāti.

Federālo iestāžu izdoti dokumenti (dokumenti, kurus izdevušas Kolumbijas apgabala tiesas vai tādas federālās iestādes, kā ASV Tieslietu departaments, Kongresa bibliotēka, Kolumbijas apgabala Augstākā tiesa, Apelācijas tiesa,  ASV Komerclietu departaments un tml.)

• Dokumentiem jābūt apliecinātiem ar iestādes oficiālo zīmogu.

Izziņas par dzīvnieka veselības stāvokli

• Izziņai ir jābūt apliecinātai ASV Lauksaimniecības departamenta nodaļā tajā štatā, kur dokumentu izdeva.

Citi dokumenti

Par dokumentiem, kurus paraksti izdod ASV vēstniecības, ja ASV pilsoņi bija dzimuši, laulājušies vai miruši ārvalstīs, sazinieties ar ASV Valsts departamenta Pasu nodaļu (Passport agency of the U.S. Department of State, 1111 19th Street, NW, Washington, D.C. 20036, U.S.A.) Dokumentu kopijas izdod šī nodaļa.

2. solis – Saņemiet apliecinājumu Štata sekretāra zīmoga īstumam

Iesniedziet dokumentus ASV Valsts departamenta Autentificēšanas nodaļai (U.S. Department of State Authentications Office, 518 23rd Street, NW  SA-1, Columbia Plaza, Washington, DC 20520, U.S.A.), lai saņemtu apliecinājumu Štata sekretāra zīmoga īstumam.

3. solis – Saņemiet apliecinājumu ASV Valsts departamenta zīmoga īstumam

Visbeidzot dokumentus ir jāiesniedz tās valsts, kurā plānots dokumentus lietot, vēstniecībā, lai saņemtu apliecinājumu ASV Valsts departamenta zīmoga īstumam. Tādejādi dokumentus atzīs par derīgiem citas šīs valsts iestādes.

Papildu ASV Valsts departamenta sagatavoto informāciju par notāra pakalpojumiem un dokumentu īstuma apliecināšanu lasiet šeit: travel.state.gov.

(Hāga, 1961. gada 5. oktobris)

Konvencija paredz publisko dokumentu, kuri izdoti kādā no konvencijas dalībvalstīm, legalizācijas prasību atcelšanu to izmantošanai citā konvencijas dalībvalstī. Kādā no dalībvalstīm izdotie dokumenti, kuru īstums ir apliecināts ar Apostille, ir izmantojami citā konvencijas dalībvalstī bez papildus legalizācijas prasībām. ASV ir parakstījusi konvenciju un tās noteikumi ir tai saistoši. Federālās tiesas ASV, kā arī štatu pārvaldes institūcijas ir informētas par šiem noteikumiem. Konvencijas dalībvalstu konsuliem ir aizliegts jebkādā veidā apliecināt dokumentus, aizstājot Apostille.

Šīs Konvencijas nolūkiem par publiskiem dokumentiem ir uzskatāmi sekojošie:

• dokumenti, ko izdevis varas orgāns vai amatpersona, kas saistīti ar valsts tiesām vai tribunāliem, ieskaitot tos dokumentus, ko izdevis prokurors, tiesas sekretārs vai tiesas izpildītājs;
• administratīvie dokumenti;
• notariālie akti;
• oficiāli apliecinājumi uz dokumentiem, ko parakstījušas privātpersonas, tādi kā oficiāli apliecinājumi par dokumenta reģistrāciju, vai par faktu, ka tas ir pastāvējis noteiktā datumā, un oficiāli un notariāli paraksta autentiskuma apliecinājumi.

Lai dokuments tiktu atzīts par derīgu citā 1961. gada Hāgas konvencijas dalībvalstī, tam ir jābūt apliecinātam ar Apostille, kuru izdod kompetenta valsts iestāde. Apostille ir konvencijā atrunāts noteikta parauga dokuments.

Spiediet šeit, lai iepazītos ar Hāgas konvencijas dalībvalstu sarakstu.

Latvijā izdotie dokumenti: Ja jūsu dokumentu apstiprina notārs ASV Vēstniecībā Rīgā, Latvijā, tad šī dokumenta apliecināšanu ar Apostille veic Ārlietu Ministrijas Konsulārais departaments, pārējos Latvijā izdotus dokumentus ar Aposstile apliecina zvērinātie notāri, skat. Latvijas Zvērināto notāru padomes informāciju.

Latvijas Zvērinātu notāru padome
Tālrunis: 67218955
E-pasts: info@latvijasnotars.lv